Time Blocking vs Time Boxing
Pernah gak kamu mendengar tips mengelola waktu di mana kita diajarkan untuk menjadwalkan tugas kita pada jam-jam tertentu?
Namun setelah mencoba, ternyata teknik tersebut tidak bisa diimplementasikan secara efektif.
Teknik di atas sering disebut dengan istilah Time Blocking.
Permasalahan pada Time Blocking
Teknik time blocking mungkin efektif bagi sebagian orang, tetapi bagi sebagian yang lain teknik ini sulit untuk dipakai secara efektif.
Teknik ini terasa terlalu kaku dan justru memunculkan kendala-kendala yang mengurangi produktifitas harian.
Masalah pertama adalah kita tidak tahu pasti berapa lama kita akan menyelesaikan sebuah task, jika kita kaitkan dengan jam tertentu seringkali membuat penjadwalan kita di awal menjadi tidak berguna saat terdapat ketidaksesuaian durasi waktu pengerjaan.
Akhirnya kita malah buang-buang waktu dan tenaga dalam perencanaan yang sia-sia.
Masalah kedua adalah ketika kita melihat bahwa kita bekerja tidak sesuai penjadwalan, motivasi kita turun, karena kita merasa gagal dan tidak capable dalam mengelola waktu, padahal bukan salah kita, tapi salah tekniknya.
Solusi: Time Blocking Tetapi dengan Fleksibilitas
Bagaimana jika ada teknik yang mirip dengan Time Blocking, tetapi lebih flexible dan bisa jadi solusi bagi yang tidak cocok menggunakan teknik time blocking.
Jawabannya, ada, yaitu teknik Time Boxing.
Inti dari time boxing adalah mengalokasikan waktu kita, tanpa mengaitkan pada jam tertentu secara kaku, hal ini berbeda dengan time blocking di mana kita harus mengaitkan alokasi waktu pada jam-jam tertentu.
Misalnya, pada time blocking, kita menentukan akan mengerjakan sebuah task pada pukul 08:00 - 10:00 (2 jam).
Sementara pada teknik time boxing, kita hanya bilang bahwa hari ini kita akan mengerjakan sebuah task selama 2 jam (tanpa mengaitkan pada jam berapa)
Meskipun sama-sama merencanakan 2 jam, tetapi time boxing lebih flexibel, contohnya, ternyata kamu bangun lebih pagi kemudian kamu bisa memulai kerja lebih awal pada pukul 5 sampai 6 dan dilanjutkan pada pukul 7 sampai 9, tanpa terpaku pada jadwal.
Atau misalkan ada sebuah task yang tadinya direncanakan 1 jam, ternyata lebih sulit dari yang diperkirakan dan selesai dalam waktu 2 jam, tidak masalah.
Hal ini berbeda jika kita menggunakan time blocking, di mana jadwal setelahnya bisa jadi berantakan dan kita malah pusing harus memperbaiki setiap jadwal berikutnya, atau mengabaikannya dan membiarkannya berantakan yang akhirnya malah men-demotivasi kita untuk keep going, yang artinya perencanaanya menjadi sia-sia dan tidak berguna, buang-buang waktu dan tenaga saja.
Manfaat Time Boxing
Selain fleksibilitas, Time Boxing memiliki beberapa manfaat karena kita membatasi dengan waktu secara sengaja. Antara lain:
- Membuat prioritas: Membuat kita memikirkan dengan baik mana hal yang “harus ada” dan mana yang “nice to have”.
- Meningkatkan fokus: Karena kita tahu seberapa lama kita akan mengalokasikan waktu kita jadi paham kapan seharusnya kita stop dan beristirahat.
- Mencegah perfeksionisme: Dengan adanya batas waktu yang jelas, kita terhindar dari berfokus pada satu tugas terlalu lama.
- Mengetahui task yang bisa dihandle secara realistis: Karena kita mengalokasikan waktu untuk tiap task, kita akan mengetahui berapa dan apa saja task yang secara realistis bisa dihandle hari ini.
Kesimpulan
Beberapa orang tidak bisa menerapkan Time Blocking secara efektif --termasuk saya--, bahkan justru bisa menurunkan produktifitas, membuang waktu dan energi, yang ujungnya adalah kesia-siaan.
Ada pendekatan lain yang mirip, yaitu Time Boxing, pendekatan ini lebih fleksibel dibandingkan Time Blocking, tetapi memiliki semangat dan manfaat yang lebih dan juga lebih mudah untuk diimplementasikan secara efektif oleh siapapun.
Ini pula pendekatan yang dipilih menjadi fitur Alokasi Sesi di Mindful Day (opens in a new tab).